Im modernen digitalen Zeitalter noch mit Stift und Papier arbeiten? Das klingt erst einmal nicht intuitiv, wenn nicht zumindest unkonventionell oder gar undenkbar in unserer heutigen Arbeitswelt. Dennoch gibt es viele gute Gründe, warum jeder in Zukunft ein Notizbuch für Kundentermine nutzen sollte. Und sei es nur als Ergänzung zu den gängigen digitalen Hilfsmitteln.

In diesem Beitrag werde ich meine eigenen Erfahrungen aus dem Bereich der Softwareentwicklung wiedergeben. Ich bin davon überzeugt, dass sich meine Tipps und Strategien, für den effizienten Einsatz des Notizbuchs bei der Arbeit, auf jede andere Branche abwandeln lassen können.

Erhöhte Aufmerksamkeit in Kundenterminen

Seitdem der Höhepunkt der Corona-Pandemie überschritten ist, nehmen Kundentermine mit Präsenz vor Ort wieder stetig zu. Hierbei bietet sich nur all zu oft das gleiche Bild: Alle Beteiligten sitzen an einem großen Tisch von ihren geöffneten Laptops und nehmen maximal passiv an der Gesprächsrunde teil. Nur wenn man gezielt angesprochen wird weicht der Blick von dem Bildschirm zurück nach oben in die Runde.

Die Lösung, um zumindest die eigene Aufmerksamkeit zu steigern ist ganz einfach: Klapp deinen Laptop einfach zu, oder noch besser: Lasse ihn in deiner Tasche! Nur wohin dann mit den Notizen? Genau! Nimm dir ein kleines Notizbuch mit und lege es vor dir auf den Tisch, anstelle deines Laptops. Dadurch ändert sich bereits deine Wahrnehmung durch den Kunden. Er erkennt: “Ich habe offensichtlich seine volle Aufmerksamkeit. Diese gehört jetzt gerade nicht seinem Laptop und potenziell anderen Themen.”

Warum der Kunde das so wahrnimmt? Ganz einfach: Er weiß selbst nur zu gut, wie viele Themen an einem normalen Arbeitstag auf einen einprasseln, die einem schnell die Aufmerksamkeit rauben: E-Mails, Teams-Chats, Ticket-Updates, neue Code-Anpassungen oder einfach neue Kommentare für sein eingestelltes Code-Review. All diese Ablenkungen halten sich freilich nicht an eingestellte Kundentermine und prasseln fröhlich weiter auf einen ein, während der Kunde gerade von seinem nächsten bahnbrechenden Bedienkonzept schwärmt. Die Ablenkungen ausschalten ist wie gesagt ganz einfach: Den Laptop zuklappen, oder am besten gar nicht erst auspacken.

Persönliche Meinungen und Gedanken festhalten

Sind die Ablenkungen durch die Technologie beseitigt, stellt sich zurecht die Frage: Wenn ich mir zwischen all dem Gesagten etwas Wichtiges aufschreiben möchte – wohin damit? In das mitgebrachte Notebook selbstverständlich.

Hierbei ein Tipp aus eigener Erfahrung: Man sollte in sein Notizbuch nicht nur aufschreiben WAS gesagt wird, sondern ebenso WIE oder WARUM etwas in einem Kundentermin geäußert wird. WAS gesagt wurde kann man in den meisten Fällen im Anschluss an den Termin aus sog. Meeting Minutes oder Präsentationsfolien einfach nachvollziehen. Das WIE oder WARUM geht hierbei verloren, wenn man sich dieses nicht explizit aufschreibt.

Dabei ist das WIE oder auch das WARUM der Kunde ein neues Produkt entwickeln lassen möchte, oftmals der entscheidende Punkt, auf den man sich bei der weiteren Kommunikation fokussieren muss. Vieles wird dabei oft zwischen den Zeilen gesagt, oder wird maximal in Form eines O-Tons in dem Gespräch geäußert. Darum ist es essentiell wichtig das WIE und WARUM festzuhalten, um es immer wieder aus dem Gedächtnis abrufen zu können. Seine Wahrnehmungen mit Papier und Stift aufzuschreiben hilft hierbei ungemein!

Selbstverständlich ist es erlaubt diese auch im Anschluss and den Kundentermin in digitaler Form festzuhalten und mit seinen Kollegen zu teilen. Das gute an der Sache ist: Man selbst kann entscheiden WAS man von seinen persönlichen Meinungen, Gedanken oder Wahrnehmungen aus dem Meeting teilen möchte. Manches würde evtl. professionellen Sprachstandards nicht genügen und könnte aus dem Zusammenhang gerissen werden.

Auch entsteht schnell ein gewisser “Zwang zur Korrektheit”, wenn man etwas in digitaler Form schriftlich festhält. All dies lässt sich viel leichter ausblenden, wenn man seine Gedanken zu aller erst in einem persönlichen Notizbuch festhält. Die Rechtschreibung wir hierbei auch niemand benoten.

Unbegrenzter Freiraum für Kreativität

Es gibt einen Aspekt den digitale Werkzeuge für Notizen aus meiner Sicht bis heute noch nicht zufriedenstellend erfüllen: Freiraum für Kreativität. Jedes Tool hat seine eigenen Regeln für Formatierungen, erlaubte Inhalte und oftmals viel zu viele Limitierungen darüber hinaus.

In einem Notizbuch ist dies nicht der Fall. Ich kann nach Belieben Listen mit Stichpunkten in Tabellenform nebeneinander platzieren, ohne dass ich jedes Mal meine Spaltenbreite anpassen muss. Das kann ich nur von den wenigsten digitalen Tools behaupten (seufz). Brauche ich eine Skizze zur Veranschaulichung eines besonders wichtigen Agenda-Punktes, kann ich diese an einer beliebigen Stelle hinkritzeln und muss mich nicht erst durch Microsoft Paint oder andere (und bessere) Bildbearbeitungs-Tools quälen. Bis ich meine Skizze dort angefertigt habe ist der zugehörige Gesprächspunkt in deinem Kundentermin längst abgehakt und ich gedanklich abgehängt.

Es macht mehr Spaß sich einen Punkt durch eine kurzweilige Skizze festzuhalten und zu veranschaulichen, als diesen mit 100 Wörtern Text zu beschreiben versuchen. Hierbei muss man sich nach keinen Formatierungsregeln oder anderen technische Limitierungen ausrichten und anpassen – die Regeln bestimmt man immer selbst.

Ich hoffe durch die obigen Punkte konnte ich dir klarmachen, warum auch du in deinem nächsten Kundentermin der Laptop besser zulassen solltest und lieber dein Notizbuch zückst. Schreib mir doch gerne in den Kommentaren, ob und wie du in Zukunft ein Notizbuch in Terminen nutzen wirst, oder warum du anderer Meinung bist.

Falls auch du auf der Suche nach einem praktischen Notizbuch für deinen nächsten Kundentermin bist, wirf doch einen kurzen Blick auf unsere Pocket Notebooks – wir sind sicher du wirst bei uns fündig werden!

Hinweis: Dieser Post wurde gleichzeitig auf der persönlichen Blog-Seite von Christian Schrödel veröffentlicht.